U trenutku kada je izdan konačni račun na nekom foliu, taj se folio automatski zatvara i nije moguće naknadno dodavati stavke na njega već je potrebno kreirati novi folio na koji ćete smjestiti nove troškove.
Zatvoreni folio stoga označava da je za stavke na njemu izdan račun kojime su podmireni svi troškovi na tom foliju.
Vrlo je bitno naglasiti da se u slučaju ponovnog otvaranja folia automatski stornira i račun koji je na njemu izdan i tada je potrebno ponovno izdavati račune kako bi se folio zatvorio.
S druge strane imamo zaključani folio kojime je također onemogućeno dodavanje stavki na račun, ali se on ne zatvara automatikom već ručnom radnjom na gumbu “Akcije”.
Zaključani folio nije povezan s radnjom izdavanja računa, već se koristi samo kako bi se kontroliralo koje će se stavke na određenom foliju naplatiti.
Prilikom zaključavanja folija moguće je unijeti i bilješku kojom biste iskomunicirali ostatku tima razloge zaključavanja.
Otključavanje folia je moguće u svakom trenutku također na gumbu “Akcije” i ta radnja ne stornira račun ukoliko on postoji na tom foliju.
Primjer za zaključavanje folia:
Gost je napravio booking u Vašem objektu i želio bi troškove smještaja podmiriti preko tvrtke, a svaku dodatnu konzumaciju plaća preko privatnog računa.
Gostu još niste izdali račun već želite troškove podijeliti na 2 folija.
Na prvom foliju ćete zadržati samo stavke smještaja, a druge troškove premještate na novi folio.
Kako biste spriječili dodavanje novih troškova na folio koji će podmiriti tvrtka, zaključavate ga te na taj način nije moguć unos novih stavki.
