Svi tipovi dokumenata u Rentliju

Dokumente izdajete putem rezervacijskog folija gosta ili tvrtke. U ovim kratkim videima naučite kako pravilo izdavati dokumente od inicijalne ponude pa sve do završnog računa.

Ponuda je informativni dokument koji služi kao prvi kontakt između potencijalnog gosta i objekta. Ponuda nema pravnu težinu – nije fiskalizirana, ne sadrži način plaćanja i ne evidentira se u računovodstvu.

Ako gost odbije ponudu, za objekt ne postoje financijske posljedice.

Za preuzimanje dokumenta u PDF formatu, kliknite na "Preuzmi PDF" u odjeljku ponuda sučelja. Ponuda se razlikuje od pro forma računa, koji je sličan, ali se izdaje isključivo na temelju postojeće rezervacije.

Ako gost prihvati ponudu i izvrši plaćanje, potrebno je potvrditi ponudu kako bi postala aktivna rezervacija. Nakon potvrde, klikom na "Prikaži rezervaciju" pristupate aktivnoj rezervaciji. Primljeno plaćanje tada se evidentira u rezervaciji, a izdaje se račun za predujam kako bi se uplata službeno dokumentirala.

Predračun je dokument koji se izdaje kada potencijalni gost želi izvršiti avansno plaćanje. Sličan je ponudi, ali ima veću težinu jer predstavlja obvezu plaćanja. Iako nije fiskaliziran niti evidentiran u računovodstvu, mnogi gosti ili tvrtke traže predračun kao potvrdu prije izvršenja uplate.

Predračun se izdaje putem folija aktivne rezervacije. Nakon izdavanja, predračun se može poslati gostu. Kada uplata stigne, unosite plaćanje u folio u istom iznosu. Sučelje će vas automatski voditi kroz postupak izdavanja računa za predujam na temelju tog predračuna.

Račun za predujam izdaje se nakon što primimo avansnu uplatu za usluge koje tek trebaju biti pružene. Ovaj račun se izdaje kada zaprimimo uplatu od gosta kao odgovor na poslanu ponudu ili predračun.

Primjer: U rezervaciji smo izradili predračun u kojem je navedeno da je za potvrdu rezervacije potreban određeni postotak ukupnog iznosa. Taj smo predračun poslali gostu, koji je zatim izvršio traženu uplatu.

Nakon primitka uplate, unosimo terećenje unutar folija. Iznos evidentiramo kao transakcijsko plaćanje, a sustav nas vodi kroz postupak izdavanja računa za predujam.

Nakon što izdamo ovaj račun, iznos terećenja u foliju smanjuje se za primljeni predujam, a preostali iznos koji gost treba platiti po dolasku bit će vidljiv na računu koji će zatvoriti ovaj folio.

Faktura za predujam je dokument sličan računu za predujam, ali za razliku od njega, čeka uplatu i označava se kao plaćena tek nakon što uplata bude zaprimljena. Faktura za predujam koristi se kada očekujemo uplatu od gosta ili tvrtke za uslugu koja tek treba biti pružena. Kao i drugi računi, faktura za predujam slijedi sustav numeriranja, a budući da se plaćanje očekuje u budućnosti, ne sadrži datum knjiženja.

Primjer: Ako želite izdati fakturu za predujam za dio ukupnog iznosa rezervacije, možete odabrati željeni postotak ili nominalni iznos. Nakon izdavanja fakture za predujam, stanje folija ostaje isto jer uplata još nije primljena. Faktura će biti vidljiva u sustavu, a kada gost izvrši plaćanje, označavate je kao plaćenu i dodajete datum uplate.

Prilikom izdavanja računa i zatvaranja folija, evidentirana plaćena faktura za predujam bit će jasno prikazana na računu.

Pregled računa koristi se za prikaz trenutnih troškova gostu prije plaćanja i izdavanja računa. Pregled računa nema pravnu težinu, nije numeriran i nije fiskaliziran; služi isključivo u informativne svrhe.

Primjer upotrebe: Kada je gost u objektu, možemo mu prikazati pregled svih dosad korištenih usluga, kao i prethodnih uplata. Primjerice, ako gost već ima izdan račun za predujam, a preostali iznos za plaćanje je određen, otvaranjem pregleda računa možemo jasno prikazati sve konzumirane usluge i prethodne uplate. Ovaj pregled može se ispisati i predati gostu na odobrenje.

Nakon što gost pregleda i odobri troškove, unosimo uplatu i izdajemo konačni račun, čime se folio zatvara.

Konačni račun je završni dokument koji se izdaje isključivo kada su svi troškovi na foliju gosta ili tvrtke podmireni, odnosno kada je stanje folija jednako nuli.

Primjer: Na foliju rezervacije vidimo ukupne troškove i sve stavke koje su do sada naplaćene gostu, uključujući i već plaćeni predujam. Kada gost na recepciji želi podmiriti preostale troškove, unosimo uplatu za preostali iznos, odabiremo način plaćanja, a sučelje nas vodi kroz postupak izdavanja konačnog računa.

Konačni račun prikazuje sve korištene usluge i prethodne uplate, zajedno s načinima plaćanja. Račun se fiskalizira (osim ako se radi o transakcijskom plaćanju) te se zatim izdaje.

Nakon izdavanja, konačni račun postaje vidljiv u dokumentima zajedno s prethodno izdanim računima za predujam, a stanje folija se smanjuje na nulu. Folio se zatvara i više se ne može mijenjati jer je račun finaliziran. Ako je potrebno, konačni račun može se stornirati, čime se folio ponovno otvara, poništavaju se prethodno izdani računi za predujam i omogućuju dodatne izmjene.

Faktura je dokument vrlo sličan konačnom računu, s tom razlikom što se faktura izdaje prije očekivane uplate, dok se konačni račun izdaje nakon što je uplata već izvršena. Stoga je moguće izdati fakturu čak i ako gost ili tvrtka prethodno nisu izvršili nikakva plaćanja.

Po načinu plaćanja, faktura je automatski transakcijska, što znači da ne postoji opcija odabira načina plaćanja.

Primjer: Za rezervaciju koja je napravljena na ime tvrtke možemo vidjeti ukupni iznos rezervacije, kao i sve prethodne uplate, poput računa za predujam. Djelatnik tvrtke može zatražiti na recepciji da se tvrtki pošalje faktura za kasnije plaćanje. Faktura će prikazati sve relevantne troškove, prethodno obrađene uplate te iznos koji još uvijek očekujemo.

Kada tvrtka izvrši uplatu, faktura se označava kao plaćena na datum uplate. Time se stanje folija smanjuje na nulu, folio se zatvara i svi troškovi povezani s rezervacijom smatraju se podmirenima.